Hinweise für gute Pressemeldungen

Wir haben einige Hinweise für Versender von Pressemeldungen zusammengestellt, die uns bei der täglichen Arbeit durch den Kopf geschossen sind. Redaktionen erhalten weit mehr Informationen, als sie verarbeiten können. Unverständlicher Text, eine Produktmeldung ohne Preisangabe oder ohne Foto werden daher am ehesten ignoriert.

Zusammenfassung

Vergessen Sie in Pressemeldungen niemals das Datum, den Ansprechpartner mit Durchwahl, die vollständige Adresse Ihres Unternehmens und, bei Produktmeldungen, den Preis. Fügen Sie außerdem einen Link zu einer Bilddatei dazu.

Stellen Sie alte wie neue Pressemeldungen sowie passende Fotos auf Ihre Website. Verriegeln Sie den Pressebereich nicht durch einen Paßwortschutz.

Per Mail versandte Pressemeldungen sollen nicht durch angehängte Dateien aufgebläht werden. Der Meldungstext gehört in die Mail, nicht in eine separate Datei. Auf Abbildungen wird nur verwiesen.

Der Text

Lassen Sie Meldungen von journalistisch versierten Mitarbeitern schreiben, oder beauftragen Sie einen freien Journalisten.

Die Überschrift muß die Kernaussage der Meldung wiedergeben.

Stellen Sie - vor allem erklärungsbedürftigen Meldungen - eine Kurzform des Inhalts voran. Dabei soll das Besondere sofort zu erkennen sein. Machen Sie Ihre Meldung für den Journalisten begehrenswert, ohne zu übertreiben.

Versehen Sie Meldungen immer mit Datum.

Wenn Ihre Meldung ein neues Produkt zum Inhalt hat, das es jetzt oder in Kürze zu kaufen gibt, geben Sie unbedingt den Kaufpreis an. Für Endkunden ist der Preis das A und O. Selbst wenn Ihr Produkt nur an Großhändler vertrieben wird, sollten Sie wenigstens einen ungefähren Endverbraucher-Preis nennen können.

Nennen Sie bei Preissenkungen auch den alten Preis.

Gehen Sie nicht davon aus, daß der Empfänger alle Fachbegriffe kennt. Am besten, Sie verfassen Texte von vornherein so, daß sie auch ein Unbelasteter versteht.

Fügen Sie bei Meldungen über ein neues Produkt eine detaillierte Liste der Merkmale bei.

Verwenden Sie bei mehrseitigen Meldungen Zwischenüberschriften.

Verkaufen Sie nicht jedes Ihrer Produkte als Mega-Hit. Das mag einmal klappen, später wird es unglaubwürdig. (Es sei, jedes Ihrer Produkte ist tatsächlich ein Mega-Hit. :-)

Ein Rand, der über die halbe Seite geht, ist unnötig.

Lassen Sie die Rückseiten von Meldungen frei.

Bildmaterial

Legen Sie Bildmaterial am besten gleich bei (allerdings nicht per Mail!), oder geben Sie genau an, wo eine Abbildung im Internet zu finden ist. Ihre Meldung hat so größere Chancen, verwendet zu werden, als wenn Bildmaterial erst aufwendig bestellt werden muß.

Beachten Sie bei der Auswahl des Motives, daß Bilder fast immer stark verkleinert veröffentlicht werden.

Beschriften Sie Bildmaterial. Wenigstens die Bezeichung des Produkts und im Zweifelsfall der Hersteller sollten zu erkennen sein. (Abbildungen geraten manchmal durcheinander.)

Meldungen per E-Mail

E-Mail hat sich als beliebte Versandart für Pressemeldungen etabliert. Bitte mißbrauchen Sie diese schnelle und preiswerte Art nicht.

Versenden Sie Meldungen per E-Mail nicht ungefragt.

Senden Sie Pressemeldungen im Mail-Text, nicht als Dateianhang (Attach). Anhänge sind unpraktisch, blähen Mails auf und machen dem Empfänger unnötig Arbeit. Als Word-Datei ist eine Meldung um ein Vielfaches größer, nicht jeder kann das Format lesen, das Sie verwenden, und Sie nehmen einen Wettbewerbsnachteil in Kauf, wenn Sie den Empfänger zwingen, erst eine Textverarbeitung öffnen zu müssen. Bei der Vielzahl an Pressemeldungen, die täglich eintreffen, besteht die Gefahr, daß Ihr Anhang überhaupt nicht geöffnet wird und die Botschaft ungelesen bleibt.

Hängen Sie niemals unaufgefordert große Dateien, etwa Abbildungen, an Ihre Mail. Begnügen Sie sich mit einem Link zu einer Bilddatei auf Ihrem Server. Bedenken Sie, daß ein Empfänger an einer Bilddatei zum Teil mehrere Minuten laden muß. Ihre Sendung verärgert daher.

Der Ansprechpartner

Versehen Sie Meldungen mit dem Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners. Vergessen Sie Telefon- (mit Durchwahl!!) und Faxnummer nicht. Geben Sie, falls vorhanden, eine E-Mail-Adresse an.

Für arg komplizierte Themen ist die Angabe eines kompetenten Produktmanagers hilfreich.

Vergessen Sie die Postadresse (für Belegsendungen) nicht.

Einige Magazine würzen Beiträge mit der Adresse des Herstellers. Geben Sie deshalb neben der Postadresse auch Telefon- und Faxnummern für Endkundenanfragen an. Am besten für Zentrale und Kundenhotline getrennt, sofern vorhanden. Auch eine WWW-Adresse ist hilfreich.

Legen Sie bei der ersten Kontaktaufnahme oder bei Adreßänderung eine Visitenkarte bei.

Die Aufmachung

Senden Sie viele Meldungen auf einmal aus, dann empfiehlt es sich, sie in eine Mappe zu legen. Das Aussehen der Mappe sollte sofort Assoziationen zu Ihrem Unternehmen erzeugen.

Klammern Sie mehrseitige Meldungen zusammen.

Wir können auf ein Anschreiben verzichten, wenn die Meldung alle wesentlichen Daten über Sie enthält.

Sparen Sie Porto (und schonen Sie die Umwelt), indem Sie EIN Blatt nicht in einem A4-Umschlag versenden.

Außerdem ...

Bieten Sie sowohl alte wie aktuelle Texte sowie Bildmaterial im Internet an. Gestalten Sie den Zugang zum Presse-Bereich aber nicht zu kompliziert und versehen Sie ihn auf keinen Fall mit einem Paßwortschutz. Denn das grenzt Journalisten aus: Wer schnell eine Information oder ein Bild benötigt, wird sich einfach an einen Mitbewerber halten, anstatt einen Account zu beantragen.

Setzen Sie Journalisten in die Verteiler von (kostenlosen) Kunden- und Händlermagazinen. Sie sind eine wertvolle Unterstützung der Arbeit. Das gilt auch für Prospekte.

Teilen Sie Personaländerungen in der Pressestelle mit. Schreiben Sie an deutlich sichtbarer Stelle, daß dieser und jener Kollege nicht mehr bei Ihnen tätig ist. Wenn Sie in der Adresse nur einen neuen Namen eintragen, ist nicht klar, ob sich nur die Verantwortlichkeit geändert hat oder ob die nun fehlende Person gar nicht mehr bei Ihnen arbeitet.

Legen Sie Rezensionssendungen eine Pressemeldung bei, auf der zumindest der Preis des Produkts erkennbar ist.

Denken Sie an die Vorlaufzeiten von Medien. Bei Magazinen kann sie mehrere Monate betragen.


"Die Unsitte des Jahres ist selbst vernunftbegabten Presseleuten nur schwer auszureden. Wir sprechen von zeitraubenden & unnötigen Anrufen nach der Melodie 'Wir wollten mal fragen, ob die Pressemitteilung angekommen ist, die wir Ihnen vor dreieinhalb Wochen geschickt haben und in der es darum ging, daß...' (folgt etwas grauenhaft Unwichtiges, denn wer etwas Wichtiges zu sagen hat, wird nicht dreieinhalb Wochen später nachfragen, ob die Pressemitteiling, die wir Ihnen vor dreieinhalb Wochen ...). Noch ein Ärgernis: Warum verschicken PR-Leute Pressemitteilungen mit der Zeile 'Rückfragen an Stefan Speaker' (oder so ähnlich), wenn der anschließend garantiert nicht zu sprechen ist?" (Kress online, Dezember 1997)